【女強人日記】禮儀篇 @ 艾姫的情慾故事

　　在職場上混了這麼久，發現很多人連基本的商務禮儀都沒有。國情文化不同難免會有一些不同的禮儀表現方式，日本商務禮儀算是比較嚴謹的一種。例如：拜訪客戶時入座、起身都要行90度鞠躬禮，離去時在門邊還要行15度鞠躬禮；交換名片不能在障礙物的上方，雙方不能隔著桌子交換名片，一定要繞過桌子；坐的時候女性雙腿併攏左手在上壓著右手放於雙腿上，男性雙手輕握拳自然垂放在身體外側（意思是沒有武器和敵意）。

　　然而，有一些禮儀，我認為是放諸四海皆準的，但很多人卻做不到。讓我們一起來檢視，平常是否也不小心犯了這些錯誤？

一、接電話的學問多。

　　公司裡面的總機小姐，其實是傳遞企業形象很重要的環節之一。尤其是面對陌生的來電者，總機的任務不是接電話和轉接而已，如果尋找的人不在座位上，是不是能夠給予來電者其他參考選項的方案？例如：留下來電者的聯絡方式再回電；轉接給其他職務代理人；記錄來電者的留言；給來電者其他的聯絡方式（手機）等。

　　一個不專業的總機小姐只會接電話和轉接電話然後回覆對方要找的人不在，一個專業並且把公司品牌文化深植於內心的總機小姐會永遠記得，盡量滿足來電者的需求，解決問題或協助對方找到能夠解決問題的人，正是她的任務之一。如果我們不是總機，也會有代接同事電話的機會，你的語氣是煩躁的還是事不關己？別以為電話裡聽不出來，一不小心就可能損害了公司的對外形象呢！

二、再忙也不能沒禮貌。

　　通常我打電話給某人，但我聽到有似乎在戶外或是會議上這些背景音的時候，絕對不會忘記先請教對方：「你現在方便講電話嗎？」這是發話者的禮貌。我最近曾打電話給一個業務員，這個業務員大概是急於做某件事，但是又不坦白說他正在忙，結果幾乎我講的每句話他都沒有聽完就接話，整體感覺就是他急著掛電話，我根本不確定這通電話有沒有達到溝通目的。與其這樣，這業務員不如禮貌地告知我稍後再回電，我的感受也會好得多！

　　mail收發也常遇到一樣的問題，除非我沒收到/看到mail，否則我的習慣是當天或隔天就回覆我所收到的mail，商務mail的等候期限是三天，私人mail的等候期限是七天。就算再忙，先告知對方「您的mail我收到了，我這幾天（因何故）沒時間處理，將在幾日內回覆」，短短一句話花不了你一分鐘吧？但是我遇到不少情況是mail石沉大海，還誤以為對方沒收到。越忙碌越要做好時間管理，只要簡短的說明，就能讓正在等待回覆的發信者理解你的狀況，甚至覺得你有將事務列好優先順序處理，是個有效率的人。「暫緩處理」和「裝死」，給予別人卻是完全不同的感受。

三、貪圖快速易出包。

　　另外要特別說到mail相關的禮貌，因為mail是所有上班族重要的聯絡溝通工具，也是當事情出狀況時，最佳的證明文件之一。但到現在，我還是遇到以下幾種令人傻眼的情況，可見很多人都貪圖mail的快速方便，卻忘記在按下傳送鍵前好好檢視一番。

　　例如，我的同事曾經發過一封中文的mail給日本和國外的老闆，然後被總經理訓斥其「不專業」。當時他是用轉寄的方式將一封中文的mail轉到國外，但收件者根本看不懂中文，不是讓人家一頭霧水嗎？另外，也有人在轉寄的時候忘了把轉寄符號和其他附帶的廣告資訊等刪除，造成收件者閱讀不便。「收件者」、「副本」、「密件副本」有學問，需要向某人跟催某件事，有時候cc給他的主管也是一種施予壓力的方式。如果mail經過多次轉呈後，你要讓新的人involve進來，應該在原始mail前面自行加註重點摘要，而不是原封不動全部轉寄給對方讓他很辛苦地從第一封mail開始回溯起事件始末。